Tapahtuman lipunmyynti verkossa
Tapahtuman lipunmyynti verkossa
– mitä järjestäjän kannattaa huomioida?
Tapahtuman verkkolipunmyynti voi yksinkertaisimmillaan tarkoittaa sitä, että asiakas ostaa pääsylipun ennakkoon ja näyttää QR-koodin ovella. Järjestäjän näkökulmasta taustalla on kuitenkin monta asiaa: maksaminen, kapasiteetti, raportointi, asiakaspalvelu, tilitykset ja tapahtumapäivän sisäänpääsy.
Hyvin rakennettuna verkkolipunmyynti helpottaa tapahtuman tekemistä sen sijaan, että se synnyttäisi järjestäjälle uuden työmaan.
Milloin liput kannattaa laittaa myyntiin?
Yksiselitteistä oikeaa hetkeä ei ole, mutta yleensä lipunmyynti kannattaa avata heti, kun tapahtuman olennaiset tiedot ovat varmistuneet. Aikainen ennakkomyynti antaa järjestäjälle muutakin kuin rahaa kassaan.
Se kertoo, miten tapahtuma kiinnostaa.
Myyntikehityksen perusteella voidaan arvioida markkinoinnin tarvetta, suunnitella henkilöstöä ja tehdä muita tapahtumapäivän päätöksiä huomattavasti paremman tiedon pohjalta. Jos järjestäjällä ei ole mitään hajua mahdollisesta osallistujamäärästä, on todella vaikea varautua mm. riittävään määrään henkilökuntaa, vessoja, järjestyksenvalvojia… ja ehkä pahin kaikesta: riittävään määrään virvokkeita. 🍻 Sokkona voit sitoa äkkiä rahasi myymättä jäämiin juomiin. Tai tilaat sitä liian vähän ja siitä se puskaradio vasta alkaakin laulamaan…
Tarvitaanko tapahtumalle oma verkkokauppa?
Ei välttämättä. Oman verkkokaupan rakentaminen tarkoittaa helposti maksupalveluita, tietoturvaa, tilausviestejä, lipputiedostoja, raportointia, asiakaspalvelua, GDPR:ää ja ylläpitoa. Pelkän lipunmyynnin takia oma verkkokauppaa emme suosittele.
Vaihtoehtona on käyttää valmista lippukauppaa.
ParhaatBileet.fi:ssä järjestäjän ei tarvitse rakentaa omaa verkkokauppaa tai opetella sen ylläpitoa. Tarvittavat tapahtuma- ja lipputiedot toimitetaan meille, minkä jälkeen tapahtuma voidaan rakentaa myyntiin. Me hoidetaan kaikki säätö ja järjestäjä voi keskittyä vaikka miettimään mikä on sopiva määrä virvokkeita ja muita tärkeitä asioita.
Mieti lipun hinnan lisäksi asiakkaan kokonaishintaa
Lipun hintaa suunniteltaessa kannattaa katsoa asiaa myös asiakkaan näkökulmasta. Mitä hän lopulta maksaa kassalla?
Selkeä hinnoittelu vähentää yllätyksiä ja tekee ostamisesta sujuvampaa. Tapahtuman taloutta suunniteltaessa kannattaa samalla sopia etukäteen, miten mahdolliset käsittelymaksut, verot ja järjestäjän tilitys muodostuvat.
Erityisesti yhdistysten ja muiden toimijoiden kannattaa varmistaa oma ALV-asemansa ja käytettävä tilitysmalli ennen lipunmyynnin avaamista. Kun myymme lipun asiakkaalle, hinta sisältää aina arvonlisäveron.
Tarjoa asiakkaalle tutut maksutavat
Mitä helpompaa maksaminen on, sitä vähemmän asiakas joutuu miettimään itse maksuprosessia. Tavallisten verkkopankki- ja korttimaksujen lisäksi kulttuurietujen merkitys voi olla huomattava erityisesti keikoissa, konserteissa, tansseissa ja muissa kulttuuritapahtumissa.
ParhaatBileet.fi:ssä voidaan käyttää myös ePassia ja Edenrediä niihin soveltuvissa tapahtumissa. Kulttuuriedulla maksettaessa asiakkaalta ei peritä lisämaksua ja lipun saat sähköpostiisi ihan normaalisti. Lippua ei tarvitse ostaa erillisestä kaupasta ja sitä ei varsinkaan tarvitse lähteä hakemaan mistään… sieltä se löytyy sähköpostista! Maksutapavaihtoehtojakin meillä riittää… käytännössä kaikki mahdolliset kotimaiset maksutavat on käytössäsi Applepaysta Mobilepayhyn. 💪
QR-lipun pitää olla helppo myös tapahtuman ovella
Verkkolipun arvo mitataan lopulta sisäänpääsyssä. Jos lipun tarkastaminen vaatii monimutkaisia laitteita tai pitkän koulutuksen, järjestelmästä tulee tapahtumalle helposti enemmän haittaa kuin hyötyä. Nuijamiesten Lavalla ParhaatBileet.fi:n ennakkolippuja luetaan tavallisella puhelimella. Järjestäjän palautteen mukaan käyttö on ollut niin yksinkertaista, ettei talkoolaisia ole tarvinnut erikseen kouluttaa lukuohjelman käyttöön. ”Lipunluku sujuu kuin tanssi”, tanssilavalla iloitaan.
Ennakkolippu voi nopeuttaa sisäänpääsyä
Verkkolipunmyynti ei ole hyödyllinen vain ennen tapahtumaa. Kun osa yleisöstä on maksanut lippunsa valmiiksi, lippuluukun kuormitus vähenee.
Nuijamiesten Lavalla vaikutus on huomattu erityisesti suosituimpina iltoina:
“Kiireiltoina ennakkolipunmyynti on sujuvoittanut toimintaa huomattavasti: lippuluukulle ei synny jonoa niin paljon ja yleisö saadaan nopeasti sisään.”
Kapasiteetti pitää olla hallinnassa
Jos tapahtuman kapasiteetti on rajallinen, verkkolipunmyynnin täytyy tietää, kuinka monta lippua voidaan vielä myydä. Tämä on erityisen tärkeää tapahtumissa, joissa osa lipuista myydään ennakkoon ja osa ovella.
Hyvä järjestelmä auttaa estämään tilanteen, jossa sama kapasiteetti tulee vahingossa myydyksi kahteen kertaan.
Myyntiä pitää pystyä seuraamaan
Tapahtumajärjestäjän ei pitäisi joutua odottamaan tapahtumapäivään asti tietääkseen, kuinka lippukauppa käy. Reaaliaikainen tai riittävän ajantasainen myynninseuranta auttaa esimerkiksi markkinoinnin suunnittelussa.
Jos myynti kiihtyy, voidaan siitä viestiä. Jos se jää odotettua hitaammaksi, markkinointia ehditään vielä vahvistaa.
Mitä jos tapahtuman tiedot muuttuvat?
Esiintyjä vaihtuu. Aikataulu tarkentuu. Lipputuote pitää lisätä. Tapahtuman kapasiteettia muutetaan.
Näitä tapahtuu.
Siksi yksi lippukauppakumppanin tärkeimmistä ominaisuuksista on se, miten helposti ja nopeasti muutoksiin pystytään reagoimaan. ParhaatBileet.fi:ssä järjestäjä voi olla meihin yhteydessä ja me hoidamme tarvittavat muutokset tapahtumaan ja lipputuotteisiin. Saat aina henkilökohtaisen asiakaspalvelijan, jonka saat aina kiinni – vaikka WhatsApilla. Pystyt myös itse muokkaamaan kriittisiä tietoja, kuten myynnissä olevaa kapasiteettia.
Entä tilitykset ja raportit?
Kun tapahtuma on ohi, järjestäjää kiinnostaa hyvin nopeasti kaksi asiaa: paljonko myytiin ja milloin rahat tilitetään?
ParhaatBileet.fi toimittaa tapahtumista tilitysraportit ja hoitaa tapahtumakohtaiset tilitykset sovitun mallin mukaisesti. Olemme saaneet kiitos erittäin vikkelästä tilityksestä. Usein rahat on järjestäjän tilillä jo ennen keikan päättymistä!
Myös ennakkotilityksistä voidaan sopia ennen tapahtumaa, mutta silloin myös mahdollinen rahojen palautusvastuu siirtyy järjestäjälle.
Verkkolipun ei tarvitse korvata ovimyyntiä
Yksi yleinen väärinkäsitys on, että verkkolipunmyyntiin siirtyminen tarkoittaisi ovimyynnin lopettamista. Ei tarkoita. Monessa tapahtumassa paras ratkaisu on niiden yhdistelmä.
Verkkolippu palvelee ihmisiä, jotka haluavat varmistaa sisäänpääsyn ja hoitaa maksamisen etukäteen. Ovimyynti voi pyöriä normaalisti, kun vaan kapasiteetti varmistetaan yhdessä sovittavalla mallilla. Järjestäjälle on kuitenkin edullisempaa myydä liput ennakkoon – vaikka kaikki. Aina lippuja ei riitä ovella, vaan sinne nostetaan kyltti ”LOPPUUN MYYTY”.
Me tarjotaan vaihtoehto ennakkomyyntiin, järjestäjä valitsee itse myykö lisäksi ovella ja/tai muissa kanavissa. Me ei vaadita yksinoikeutta lippukauppaan – järjestäjä itse tietää miten haluaa lippunsa myydä. Mutta sanottakoon, että lippukauppamme on sen verran tehokas, että muuta kanavaa et tarvitse! 😎
Näkyvyys tulee lipunmyynnin mukana
ParhaatBileet.fi ei ole pelkästään maksupainike ja lippukauppa. Tapahtumat saavat oman tapahtumasivun ja näkyvyyttä ParhaatBileet.fi:n kanavissa. Lisäksi tapahtumat siirtyvät automaattisesti myös kumppanikanaviin, kuten Menox-tapahtumasovellukseen ja Locationewsiin. Lisäksi olemme ottaneet käyttöön uuden näkyvyyslupauksen ja -prosessin; kaikki meillä myynnissä olevat tapahtumat saavat automaattisesti vähintään 3-4 omaa somejulkaisua Facebookiin muun näkyvyyden lisäksi!
Haluatko tapahtumasi liput verkkoon ilman omaa verkkokauppaprojektia?
ParhaatBileet.fi:n kanssa lipunmyynnin voi aloittaa myös pienesti. Voimme laittaa esimerkiksi muutaman tapahtuman myyntiin nykyisen ovimyynnin rinnalle ja katsoa käytännössä, miten yleisö ottaa verkkolipun vastaan.
